Piotr Jeżewski,
Menedżer Programu WF-Mag
W ostatnim czasie coraz częściej pojawiają się Państwa pytania związane z możliwością eksportowania danych z programu WF-Mag dla Windows do najprzeróżniejszych systemów księgowych. Wynika to z chęci obniżenia kosztów Państwa obsługi księgowej, które są lub przynajmniej powinny być niższe po zautomatyzowaniu tego procesu.
Poszukujecie Państwo konwerterów, integratorów i innych rozwiązań, które umożliwiłyby taki import dokumentów.
Chcę podkreślić, że sam import dokumentów nie wystarcza. Na uzyskanie najniższego kosztu obsługi księgowej mają wpływ następujące aspekty:
- Możliwość importu wszystkich dokumentów z WF-Mag do systemu FK;
- Możliwość równoczesnego, automatycznego dekretowania tych importowanych dokumentów na konta księgowe;
- Możliwość importu pozostałych danych z systemu sprzedaży jak niektóre kartoteki, rozrachunki i inne.
Spełnienie wszystkich powyższych warunków daje możliwość negocjowania najniższych cen w biurach księgowych, oczywiście tylko tych, które potrafią to wszystko wykorzystać ponieważ pozostaje im wtedy tylko takie zadekretowane dokumenty sprawdzić i zatwierdzić.
Wady rozwiązań dostępnych na rynku (innych producentów) są następujące:
- Żadne dostępne na rynku rozwiązanie, poza oczywiście WF-FaKir, nie jest przez nas wspierane. Po każdej aktualizacji programu WF-Mag istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że taki konwerter może przestać działać. Nastąpi pewien bliżej nieokreślony czas przerwy w księgowaniu zanim konwerter zostanie ponownie zmodyfikowany, jeżeli w ogóle zostanie.
- Nigdy nie ma gwarancji, że importowane dane są poprawne. Konwerter taki może w sposób dla nas niezauważalny przez długi czas generować błędy, które złożą się na powstanie błędnych deklaracji podatkowych. Skutki mogą być poważne. Kiedy błąd spowoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów – zapłacicie tylko wyższy podatek, ale kiedy błąd spowoduje zaniżenie kosztów albo coś nie zostanie uwzględnione VAT-owskim rejestrze sprzedaży może być znacznie gorzej.
- Producent takiego rozwiązania oraz wdrażający informatyk prawdopodobnie za taką aktualizację będą chcieli wynagrodzenie. W efekcie próba obniżenia kosztów może być złudna.
- Sam jestem współwłaścicielem biura księgowego i wiem, że gdyby ktoś w moim biurze zechciał zastosować takie rozwiązanie - księgowanie w innym programie niż WF-FaKir danych WF-Mag’a przy zastosowaniu jakiegoś nie zalecanego konwertera. Zażądał bym od niego, przed zmianą stawki za obsługę księgową, aby podpisał klauzulę w umowie, że biuro nie odpowiada za poprawność danych.
- Żadne z takich rozwiązań nie może mieć poprawnego modułu do automatycznego dekretowania importowanych dokumentów. WF-Mag obsługuje tyle możliwych dokumentów i operacji handlowych, że ktoś nie mający dostępu do projektu i wszystkich szczegółów nie jest w stanie poprawnie napisać takiego modułu i później na bieżąco go aktualizować.
Jeżeli istnieją jakieś rozwiązania podejmujące próby automatycznego dekretowania to mogą obsługiwać tylko podstawowe operacje. Reszta i tak pozostanie do ręcznego księgowania.
Zalety zastosowania programu WF-FaKir do obsługi systemu sprzedaży WF-Mag:
- Program WF-FaKir jest wyposażony w łącznik/moduł (MAGIK 2) do automatycznego importowania wszystkich informacji (nie tylko dokumentów, także rozrachunków, kartotek i innych), który odpowiednio skonfigurowany może automatycznie, po zaimportowaniu, zadekretować wszystkie dokumenty i operacje. W efekcie księgowości pozostaje tylko sprawdzenie tych dokumentów i zatwierdzenie.
- Aktualizacje programu WF-FaKir są zsynchronizowane z aktualizacjami programu WF-Mag właśnie po to aby nie zakłócać pracy księgowych czy biur księgowych. Nowe funkcjonalności wprowadzone w WF -Mag obsługiwane są natychmiast przez program WF-FaKir;
- Macie Państwo gwarancję, że utrzymując aktualne wersje tych programów, wszystko będzie działało poprawnie;
Jedyną niedogodnością (która dotyczy zresztą biura księgowego a nie użytkowników programu WF-Mag) w tym rozwiązaniu jest to, że moduł łączący oba produkty jest bardzo rozbudowany i na pierwszy rzut oka skomplikowany. Jednak po zapoznaniu się z nim w pełnym zakresie umożliwia on przeprowadzenie wszystkich koniecznych operacji. Zaawansowany użytkownik potrafi w nim stworzyć indywidualne filtry, zaawansowane warunki umożliwiające zadekretowanie najbardziej złożonych dokumentów i operacji. Czas poświecony na zapoznanie się z tym modułem zwróci się z nawiązką w codziennej pracy księgowych. Po jego skonfigurowaniu import i dekretowanie wszystkich dokumentów trwa sekundy.
W związku z powyższym, moim zdaniem, jedyną radą na to, aby obniżyć Państwa koszty obsługi księgowej jest korzystanie z usług tych biur księgowych, które używają programu WF-FaKir lub zechcą go używać, aby obsługiwać Państwa firmę. To zautomatyzuje proces importu, wyeliminuje możliwość powstawania błędów i obniży koszty obsługi księgowej.