W cyklu kilku kolejnych artykułów postaram się pokrótce
omówić podstawowe różnice pomiędzy dwoma naszymi produktami przeznaczonymi do
zarządzania sprzedażą i magazynami czyli programami WF-Mag dla DOS i WF-Mag dla
Windows. Pomimo zbieżności nazw są to zupełnie inne jakościowo produkty.
Program WF-Mag dla Windows
jest następcą programu WF-Mag dla DOS i z pewnością
ma wiele wspólnych cech głownie związanych z „filozofią obsługi, prezentacji i
dostępu do danych”. Z tego też powodu nowi użytkownicy przechodząc z jednego
programu na drugi nadspodziewanie łatwo adaptują się (zapoznają się) z nowym
interfejsem. Jednak od momentu kiedy na rynku pojawił
się program WF-Mag dla Windows oba produkty zaczęły
rozwijać się już zupełnie niezależnie od siebie. Spowodowało to powstanie wielu
funkcjonalnych różnic pomiędzy nimi.
Program WF-Mag dla Windows z
całą pewnością jest dojrzalszym i bardziej zaawansowanym systemem. Ma
nieporównanie więcej funkcji użytkowych, automatów, operacji grupowych,
możliwości współpracy z zewnętrznymi aplikacjami niż jego odpowiednik dla
systemu DOS.
Różnice pomiędzy wspomnianymi produktami wynikają
głównie z dwóch powodów. Po pierwsze program WF-Mag
dla Windows produkowany jest i rozwijany przy wykorzystaniu nowoczesnych
technologii i coraz nowocześniejszych narzędzi programistycznych. Druga grupa różnic wynika z wykorzystania w tym programie już
ponad piętnastoletnich doświadczeń i sugestii jego wielotysięcznych rzesz
użytkowników.
W pierwszym artykule zajmę się tematem mającym wyraźny
wpływ na możliwość obniżenia kosztów działalności firmy przy zmianie systemu WF-Mag dla DOS na WF-Mag dla Windows czyli omówieniem różnic w mechanizmach
importowania i dekretowania dokumentów pochodzących z obu systemów w programie
finansowo – księgowym WF-FaKiR dla Windows. Koszty
obsługi księgowej firm stanowią zwykle poważna pozycję kosztową w ich budżetach
a uzależnione najczęściej są od nakładu pracy jaki
księgowość (wewnętrzna lub zewnętrzna) musi ponieść aby zaksięgować wszystkie
dokumenty.
Z kontaktów, które mam na co
dzień z Państwem wiem, że często korzyści wynikające z tej możliwości pełnej
automatyzacji tego procesu są niedoceniane. Niewiele osób dostrzega, że
zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie może w krótkim czasie się zwrócić
poprzez zmniejszenie kosztów obsługi księgowej a później przynosić już tylko
wymierne oszczędności.
Księgowanie dokumentów stanowi około 80-90% nakładu
pracy księgowości potrzebnej do zamknięcia okresu obrachunkowego firmy wobec
tego pełna automatyzacja tego procesu korzystając z ww. pary naszych produktów dla Windows może stanowić istotny czynnik
obniżenia kosztów działalności firmy (poza przypadkami kiedy księgowość z
innych powodów narzuca firmie swój, inny program
księgowy).
Wprawdzie z materiałów informacyjnych o obu naszych
produktach (dla DOS i dla Windows) wynika, że oba mają możliwość
eksportowania dokumentów do programu finansowo - księgowego WF-FAKIR dla Windows jednak
dopiero przyglądając się szczegółom, widać wyraźnie bardzo poważne różnice
pomiędzy możliwościami mechanizmu eksportu w tych produktach.
Poniżej przedstawiam wykaz podstawowych różnic w
modułach MAGIK I (dla WF-Mag dla DOS) oraz MAGIK II
(dla WF-Mag dla Windows):
1. Pierwsza
najbardziej fundamentalna różnica wynika z możliwości zainstalowania struktur
obu programów dla Windows: WF-Mag i WF-FAKIR w jednej bazie danych (nawet w firmach
działających w środowisku rozproszonym tj. niezależne geograficznie oddziały,
sklepy, księgowość, siedziba firmy).
Z takiej konfiguracji systemu wynika bardzo wiele korzyści dla firm między
innymi możliwość bieżącego (bez opóźnień czasowych) księgowania „on-line” dokumentów powstających w systemie WF-Mag dla Windows. W tym trybie pracy rozrachunki pomiędzy
systemami są współdzielone, co pozwala na ich bieżącą analizę niezależnie od
procesu importu dokumentów.
2.
Druga poważna różnica pomiędzy mechanizmami importu wynika z warunków
instalacyjno – konfiguracyjnych obu modułów
a. Moduł
MAGIK II stanowi integralną część programów WF-Mag
dla Windows i WF-Fakir dla Windows – wobec tego
uruchomienie modułu nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania.
Instalacja oraz aktualizacja modułu następuje razem z aktualizacją bazowych
programów. Moduł MAGIK I dla WF-Mag dla DOS wymaga
zainstalowania zewnętrznego modułu.
b. Wymiana
danych przy zastosowaniu modułu MAGIK II nie zakłóca pracy innych stanowisk.
Eksport danych z WF-Mag dla DOS (przy użyciu MAGIK I)
wymaga zakończenia pracy na wszystkich stanowiskach;
c. Modyfikacja
definicji dekretowania dokumentów w module MAGIK II odbywa się wyłącznie w
programie WF-Fakir dla Windows. Nie wymaga
ingerencji w program WF-Mag dla Windows. Natomiast
zmiana parametrów dekretowania dokumentów pochodzących z WF-Mag
dla DOS w programie finansowo – księgowym wymaga wprowadzenia modyfikacji w
systemie zarządzania sprzedażą i magazynami, a tym samym wymaga ingerencji
działu księgowego w ten program. Jest to szczególnie odczuwalne i uciążliwe kiedy dział księgowości znajduje się w innej
lokalizacji niż firma (np. biura księgowe, które praktycznie nie maja
możliwości ingerencji na bieżąco w ustawienia konfiguracyjne modułu).
d. Moduł
MAGIK II umożliwia definiowanie dekretów wyłącznie w dokumentach, w których
będą wykorzystywane te definicje. Moduł MAGIK I dla programu WF-Mag dla DOS, wymaga powielania definicji księgowań we
wszystkich dokumentów niezależnie czy będą wykorzystywane czy nie.
3.
Moduł MAGIK II (dla WF-Mag dla Windows) dysponuje
znacznie większymi możliwości niż MAGIK I (dla WF-Mag
dla DOS);
a. Obsługuje
transakcje walutowe, np. faktury walutowe w obrocie krajowym;
b. Rejestruje
odpisy na fundusze promocji artykułów rolno spożywczych w fakturach VAT RR;
c. Pozwala
na dynamiczne dokonywanie obliczeń podczas dekretowania dokumentów, zmianę księgowanej
kwoty, jej podział na różne konta księgowe;
d. Umożliwia
obsługę świadczenia usług poza granicami kraju;
e. Umożliwia
obsługę struktur MPK (Miejsc Powstawania Kosztów)
4.
Zaawansowane opcje dostępne w module MAGIK II (dla WF-Mag
dla Windows):
a. Moduł
MAGIK II ma możliwość tworzenia zmiennych w trakcie dekretowania dokumentu,
które mogą służyć do wykonania obliczeń w trakcie dekretowania a następnie
księgowania tych kwot lub umieszczeniu ich w opisie nagłówka dokumentu lub też
księgowanej pozycji.
b. Dekretowanie
dokumentów można uzależniać od wielu warunków m. in.: od grup towarowych,
kategorii towarowych, stawek VAT, rodzaju księgowanych kwot, a także od kodu
operacji umieszczonego w dokumencie oraz od pól dodatkowych dokumentu,
kontrahenta czy asortymentu.
c. Dekretowane
kwoty mogą pochodzić zarówno z nagłówków dokumentów jak i poszczególnych
pozycji dokumentu.
d. Dynamiczne
dekretowanie - kwoty oraz konta, mogą być dynamicznie zmieniane w trakcie
automatycznego dekretowania dokumentu, mogą wynikać z wykonania odpowiednich
formuł obliczeniowych definiowanych przez użytkownika, warunków (w
przeciwieństwie do trwale zadeklarowanych kwot i kont w przypadku pracy z MAGIK
I);
e.
Akcje dodatkowe (obliczenia) mogą być wykonywane w różnych momentach procesu
importu (np. przed lub po dodaniu nagłówka lub pozycji dokumentu).
f.
Możliwość precyzyjnego sterowania dekretowanych kwot takimi elementami
jak:
· zadekretowanie
we właściwym dzienniku,
·
rejestrze VAT,
· przypisanie
odpowiedniej grupy podatkowej, precyzyjnym określeniu daty i okresu
księgowania.
Warunki tego typu pozwalają na dekretowanie w różny sposób dokumentów takiego
samego typu w ramach jednej operacji importu. Następuje dynamiczny wybór
sposobu dekretowania w zależności od informacji przypisanych do konkretnego
dokumentu;
g.
Możliwość definiowania wyjątków lub grup wyjątków od definicji dekretu.
Co pozwala na uproszczenie i skrócenie schematów definicji.
h. Dodano
obsługę operatora logicznego „OR” (lub) co znacznie zwiększa elastyczność
definiowania warunków złożonych.
i. Możliwość
tworzenia własnych „meta definicji”. Zaawansowani użytkownicy w MAGIK II
mają możliwość tworzenia własnych „meta definicji”, za pomocą
których mogą rozbudowywać moduł o własne elementy. W szczególności mogą
definiować własne rodzaje księgowanych kwot, tworzyć dodatkowe elementy
sterujące warunkami itp.
Mogą przy tym wykorzystywać predefiniowane zmienne systemowe, pobierające
praktycznie wszystkie typowe dane z systemu sprzedaży (pliku importu lub
wspólnej bazy danych), ale także zmieniać definicje tych zmiennych, a nawet
zdefiniować własne, do których można pobierać dane bezpośrednio z bazy danych
za pomocą zapytań języka SQL.
Niezależnie od tego czy
program WF-Mag dla Windows pracuje w jednej czy w
rozłącznych bazach danych z WF-Fakir dla Windows, po
zaimportowaniu danych do programu finansowo – księgowego, przy właściwie
skonfigurowanym module MAGIK II, można automatycznie zadekretować wszystkie
dokumenty. Całość procesu, niezależnie od ilości importowanych dokumentów trwa
sekundy i nie wymaga dalszych uzupełnień czy przeksięgowań. Pozostaje tylko
zatwierdzenie ich.
Na zakończenie artykułu
chcę dodać, że opisane możliwości modułu MAGIK II sprawiają również, że żaden
inny program finansowo-księgowy nie może być tak wydajny i ekonomiczny we
współpracy z WF-Mag dla Windows jak WF-FAKIR dla Windows.
Moduł MAGIK II wykonuje
automatycznie 100% żmudnych operacji wprowadzania danych z pełnym,
automatycznym dekretowaniem, co stanowi około 80-90% miesięcznego nakładu pracy
działu księgowego, pozostawiając do wprowadzenia tylko pozostałe dokumenty kosztowe
(dekretowanie może być zautomatyzowane), przeksięgowania miesięczne (mogą być
zautomatyzowane) oraz zamknięcie okresu obrachunkowego (wykonanie deklaracji
podatkowych itp.).