Leszek Maziarz,
Menedżer programu Finanse i księgowość WF-Fakir dla Windows
Jedną z ważniejszych – z punktu widzenia osób zarządzających przedsiębiorstwem - zmian w przepisach, jaka dokonała się w ostatnich miesiącach, była wprowadzona na przełomie roku nowelizacja ustawy o VAT. Nie zamierzam tutaj szczegółowo analizować zakresu tego, co zmieniło się od 1 stycznia br – minęło od tej pory sporo czasu i pojawiło się szereg opracowań na ten temat – chciałbym się natomiast skupić na kilku wybranych aspektach zagadnienia, które bezpośrednio rzutują na sposób obsługi programu WF-FaKir dla Windows. Docierają do nas bowiem sygnały, że wielu użytkowników nadal nie radzi sobie należycie z prawidłowym skonfigurowaniem systemu pod kątem wprowadzonych w ustawie nowelizacji.
Jak wiadomo – najważniejsze zmiany wprowadzone w życie z dniem 1 stycznia 2010 r. dotyczyły miejsca świadczenia usług, w szczególności usług świadczonych poza krajem, zwłaszcza na terytorium innych państw Unii Europejskiej. Konsekwencją tych zmian było m.in. wprowadzenie nowego wzoru deklaracji VAT-7 i VAT-UE oraz obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji niektórych wykonywanych usług.
W związku z tym w programie WF-FaKir wprowadzono (poza nowymi wzorami deklaracji) nowe grupy podatkowe, które dotyczą zarówno dostawy usług poza terytorium kraju jak i szczególnych przypadków importu usług (konkretnie – wymienionych w art.28b ustawy).
I tak – w przypadku wybrania w rejestrze VAT grupy podatkowej Dostawa towarów i usług (poza krajem) pojawia się możliwość wyboru podgrupy Świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ustawy. Należy podkreślić, że wybranie tej podgrupy spowoduje, że odpowiedni zapis znajdzie się nie tylko w pozycji 22 deklaracji VAT-7, ale także w sekcji E Informacji Podsumowującej VAT UE. Rozwiewając pojawiające się czasem wątpliwości w tym zakresie, proponuję zwrócić uwagę na ostatni podpunkt przypisu nr 5, znajdujący się na końcu drugiej strony tej deklaracji, z którego jednoznacznie wynika, że to właśnie te zapisy mają tam (po odpowiednim zgrupowaniu) się znaleźć.
Po wybraniu grupy podatkowej Dostawa towarów i usług (poza krajem) pojawia się dodatkowo możliwość oznaczenia danego zapisu jako usługi (parametr Usługa art.109 ust. 3a) oraz podania jej nazwy. Jest to związane z faktem wejścia w życie nieco mniej nagłaśnianego art. 109 ust. 3a ustawy, nakładającego na podatników obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji dla wszystkich usług (ale tylko usług, a nie towarów) wykazanych w pozycji 21 deklaracji VAT-7. Co ważne, ewidencja ta ma zawierać m.in. nazwę usługi, czyli nową informację, która dotąd nie była ewidencjonowana w systemie WF-FaKir. Stąd konieczność ustawienia w programie dodatkowego znacznika oraz wprowadzenia dodatkowej informacji, które pozwalają na odfiltrowanie odpowiednich danych podczas przeglądania rejestru sprzedaży. Po takim odfiltrowaniu możliwe jest prawidłowe wykonanie niezbędnego raportu (Drukuj | Świadczenie usług poza terytorium kraju).
Opisane wyżej zagadnienia dotyczą przypadku, gdy dokumenty do programu WF-FaKir wprowadzane są ręcznie. Oczywiście obsłużono także przypadek, w którym trafiają one do systemu drogą elektroniczną – bądź z programu WF-MAG dla Windows, bądź też (poprzez uniwersalne pliki tekstowe) z innych systemów. W ostatnim tej ostattniej sytuacji ciężar prawidłowego przygotowania danych spada na program zewnętrzny, zatem nie będę go szczegółowo analizować (sam format tekstowych plików wymiany jest opisany w ogólnie dostępnej dokumentacji technicznej). Przedstawię natomiast pokrótce, jak należy prawidłowo skonfigurować moduł Magik II, aby bez problemów obsłużył on nowe grupy podatkowe przy imporcie danych z programu WF-MAG.
Na początek należy zauważyć, że podczas definiowania schematu księgowania w module Magik II parametry dotyczące VAT można ustawiać w dwóch miejscach:
-
W zakładce Parametry VAT – dostępnej wprost w głównym oknie definicji schematu, po ustawieniu się na wybranym typie dokumentu
-
W oknie definicji dekretu, w zakładce Akcje dodatkowe – pod warunkiem, że Typ dekretu ustawiony jest na wartość Dekret dla pozycji dokumentu
Pierwszy przypadek możemy zastosować wtedy, gdy cały dokument ma charakter jednorodny i związany jest z wykonaniem usługi określonego typu. W drugim przypadku mamy możliwość ustawienia odpowiednich parametrów dla konkretnych pozycji dokumentu – co umożliwia obsłużenie sytuacji, w której na tym samym dokumencie znajdzie się np. zarówno towar jak i usługa wykonana poza terytorium kraju.
W obu przypadkach, aby podczas importu prawidłowo zostały dla usług ustawione parametry VAT, należy wskazać grupę podatkową Dostawa towarów i usług (poza krajem). Jeśli usługa ta ma znaleźć się także w pozycji 22 deklaracji VAT-7 oraz na deklaracji VAT-UE – należy dodatkowo ustawić podgrupę Świadczenie usług - art.100 ust.1 pkt 4 ustawy. Ponadto,aby prawidłowo przeniosły się dane niezbędne do przygotowania ewidencji przewidzianej w art.109 ust. 3a ustawy, należy ustawić parametr Nazwa usługi lub Nazwa usługi (wpisywana). Ten drugi parametr (w przypadku ustawiania parametrów VAT dla całego dokumentu jedyny możliwy) – pozwala jedynie na wpisanie konkretnej nazwy usługi, która będzie obowiązywać zawsze dla dokumentu (odpowiednio pozycji dokumentu),
o ile będzie spełniony podany przy jej ustawianiu zestaw warunków.
Tym samym – chcąc obsłużyć możliwość wpisywania wielu różnych nazw usług należałoby stworzyć wiele rozłącznych układów warunków, każdemu z nich przypisując odpowiednią nazwę usługi w postaci tekstu.
Jest to oczywista niedogodność – i w przypadku ustawiania parametrów VAT na poziomie pozycji dokumentu można ją łatwo ominąć, ustawiając parametr Nazwa usługi w taki sposób, aby odpowiednia wartość była pobierana z nazwy artykułu lub nazwy kategorii asortymentowej, związanej z dekretowaną pozycją. Takie rozwiązanie umożliwia, po wprowadzeniu w WF-MAG-u katalogu usług jako odpowiedniego asortymentu, pełną automatyzację procesu importu danych.
Warto podkreślić, że zgodnie z ogólnymi zasadami modułu Magik II lista pól, z których może być pobierana nazwa usługi nie jest zamknięta. Zaawansowany użytkownik może uzupełnić tę listę dodając do niej zdefiniowane w systemie zmienne (np. odpowiednie pola dodatkowe), a nawet – powołać w meta definicjach własne zmienne i przypisać im formuły SQL zwracające odpowiednie wartości. W ten sposób otrzymujemy uniwersalny mechanizm, umożliwiający obsłużenie praktycznie każdego przypadku.
To, w jaki dokładnie sposób można wykonywać tak zaawansowane czynności opisane jest w pomocy i podręczniku elektronicznym do programu, w rozdziale Współpraca z programami zewnętrznymi | Schematy księgowania | Obsługa metabazy. Zagadnieniom tym poświęcony będzie także osobny cykl artykułów, jaki ukaże się niebawem w ramach sekcji Menadżer radzi na stronie www.assecowapro.pl.